RACI matrixi nedir, proje yönetimini nasıl güçlendirir?

RACI matrixi ya da bir diğer ismiyle raci modeli daha önce duyduğun bir terim olabilir. Özellikle de proje yönetimi alanında bir iş yapıyorsan. Peki bu modelin proje yönetimini nasıl güçlendireceğini ve proje yöneticilerinin işini ne kadar kolaylaştıracağını biliyor musun? 

Eğer proje yönetimi ekibindeysen ya da bir projeye önderlik ediyorsan bu yazıdan sonra elinde büyük bir sihirli değnek olacak. Hazırsan proje yönetiminin inceliklerine doğru hızlı bir giriş yapıyoruz. 

RACI matrixi nedir? 

Proje yönetimindeki kişiler için verilen tanımların kısaltması olan RACI matrixi bir proje yönetimindeki ekiplerin rol ve sorumluluklarını netleştiren yardımcı bir araçtır. Bu modelde her bir rol, kişilerin proje yönetimindeki görevlerini kategorize ederken gereksiz iş yükünü, çakışan rolleri, karışıklığı ortadan kaldırmayı amaçlar. 

RACI modelini oluşturan ana hatlar proje yönetimindeki iş akış sürecini iyileştirmek, iletişimi kuvvetlendirmek, sistemin en iyi şekilde çalışmasını sağlamak, ekipteki rolleri netleştirmek ve karmaşık problemleri çözmek olarak belirlenebilir. Özellikle ekip görevlerinin netliği ve karmaşıklığın önüne geçilmesi karmaşık projeler için son derece faydalıdır.

RACI matrixindeki kısaltmalar neyi ifade eder?

4 harften oluşan bu modelin her bir harfi bir ekibin ana unsurlarını oluşturur. Proje takımınızda kimler var? Ya da kimler yok? Kimlerden bilgi alırsınız ya da kime bilgi verirsiniz? Kısacası bu oyunda takımın görevi ve sorumluluğu neyse RACI’nin her harfi o kişiyi işaret eder. 

👉Sürpriz yumurtalar ya da matruşka gibi iç içe geçmiş roller yok! RACI modeli ile netlik ve sistematik işleyiş var.

Doğrusal sorumluluk çizelgesi olarak tanımlanabilen RACI matrixinin görevi, bir proje yönetiminde kişilere sorumluluk atamadır. Bu sorumluluklar R, A, C ve I harfleriyle işaretlenir. Her bir sorumluluk seviye olarak bir renkle eşleşir ve tablo oluşturularak bir düzen içinde uygulanır.

1. Responsible

Görevi yerine getiren kişiler sorumlu olarak adlandırılır. Sorumlu kişiler proje teslimatlarını kendileri geliştirir. Bir projeyi tamamlar. Projenin uygulama aşamasında direkt görev alırlar ve uygulamadan sorumlu olurlar.  

Responsible görevdekilere örnek:

• İş analistleri
• Mühendisler
• Proje yöneticileri
• İçerik uzmanları
• Geliştiriciler
• Grafik tasarımcılar
• QA uzmanı

2. Accountable

Görevden en son sorumlu kişi ve karar sahibi olanlar hesap verebilir tarafta olanlardır. Bu kişiler bir projenin teslim tarihinde olması gereken durumuna karşı hesap veren kişi olurlar. 

Accountable görevdekilere örnek:

• C level yöneticiler
• Takım lideri
• İmza yetkisi olanlar
• Ürün sahipleri
• Sponsorlar

3. Consulted 

Görüşlerine başvurulan kişiler bu grupta yer alır. Danışılan kişiler çoğunlukla kritik süreçlerde rol oynar. Yasal süreçler, hukuki işlemler gibi proje ve kuruluş haklarını ve menfaatini sağlayacak her türden rehberlik bu kategorinin sorumluluğu altındadır. 

Consulted görevdekilere örnek:

• Bilgi ve işlem uzmanları
• Siber güvenlik uzmanları 
• Avukatlar
• Muhasebeciler
• Pazarlamacılar
• UX uzmanları

4. Informed 

Görevle ilgili bilgi verilen kişiler bilgilendirilen kategorisine aittir. A’dan Z’ye proje aşamaları konusunda bilgi sahibi olan bu kişiler sürece dair detayları bilmekle yükümlüdür. 

Informed görevdekilere örnek:

• Proje komitesi üyeleri
• Ortaklar
• İşletme sahipleri

RACI matrixi nasıl yapılır?

İşe nereden başlayacağını bilmiyorsanız ve bir RACI matrisi oluşturmak istiyorsanız izlemeniz gereken birkaç basit adım var:

1. Plan yap, sonra uygulamaya geçin: Yapmanız gereken ilk adım bir plan yapmak olmalı. Projenin hedefi, ana hatları, kimlerle iletişime geçilmesi gerektiği ya da kimlerle ortaklık yapılacağı gibi tüm unsurlar ilk adımda yer almalı.
2. Projenin çerçevesini çizin: Ortak amaçlar, hedef kitle, tasarım ve iletişim unsurları gibi tüm temel faaliyetleri ve çıktıları listeleyin. 
3. Ekibi oluşturun: Projede kimler yer almalı, hangi harften kişilere ne zaman ihtiyaç var tüm kişileri çıkarın.
4. Takımın rolünü belirleyin: Sorumlu olacak unvanları ve kişileri belirleyin.
5. Temas kurun: İletişim her zaman önemli. Ekipteki kişilerle bir araya gelerek sıcak temas kurun.
6. Verimlilik sağlayın: Tüm maddelerin yapıldığına emin olduktan sonra tabloyu uygulamaya başlayın.

Adım adım RACI matrixi oluşturma 

Örnek bir RACI matrixi tablosu

Bu örnek RACI modelinde her harf ve renk, sorumlu kişiyi ve görevini temsil ediyor.

Bir örnek de ekip üyelerinin isimleri ve görevleri ile yapalım.

Diyelim ki yolun çok başındasınız ve bir projenin RACI modelini tasarlamak, bunu bir tabloya dökmek için kişileri ve sorumlulukları görmek ve belirlemek istiyorsunuz. Şöyle başlayabilirsiniz:

Proje: Şirket İçi Eğitim Programı Organizasyonu

Temel görevler

• Eğitim İhtiyaç Analizi Yapma
• Eğitim İçeriği Geliştirme
• Eğitmen Seçimi ve Daveti
• Lojistik Düzenlemeler 
• Katılımcı Kayıtları ve İletişim
• Eğitimin Uygulanması
• Geri Bildirim Toplama ve Değerlendirme

RACI rollerini 7 önemli ekip üyesine atama

• İK Direktörü 
• Eğitim ve Gelişim Müdürü
• Eğitim Koordinatörü
• Konu Uzmanı
• İdari İşler Sorumlusu
• İletişim Sorumlusu
• Katılımcılar

RACI Tablosu

RACI matrixi neden önemli?

Netlik duygusu, sınırların çizilmesi, görevlerin doğru ve ilgili kişilere atanması RACI modelinin önemli yanlarından sadece birkaçı. Proje ile proje çalışanları arasındaki ilişkiyi haritalanması, organizasyon şemasının karmaşıklığını sadeleştirmek, organizasyonu kusursuzluştırmak, kesintisiz iletişim sağlamak, ortak hedef belirlemek gibi sayabileceğimiz birçok faydayı da sisteminde barındırır. 

RACI modeliyle uzman bir proje yöneticisi olun ya da yeni başlayan biri olarak bir projeye dahil olur, nerede ne iş yapacağınızı en başından net olarak bilir, takımdaki kişilerin de hangi görevlerde sorumluluk sahibi olduğunu görebilirsiniz. 

Peki RACI’den sorumlu kim olmalı?

Herkesin bir sorumluluğu varsa RACI’den de biri sorumlu olmalı değil mi? Bu görevi proje yöneticisine vermeye ne dersiniz? Projenin başlangıcında insan kaynağını ve modeli oluşturmak proje yöneticisi tarafından yapılsa fena olmaz!

RACI matrixi için hangi araçlardan destek alabilirsiniz?

Bu modeli çevrimiçi uygulamalar üzerinden yapmak için yardımcı olacak birkaç güzel seçenek var:

• Trello
• Monday
• Asana
• Jira
• Miro
• Excel
• Conclusion

RACI matrixi ne zaman uygulanmalı?

Ne zaman RACI matrixi uygulanmalı? Bu modelin uygulanmasına ne zaman karar verilmeli? Bu sorunun yanıtları şöyle verebiliriz: Birden fazla ekip üyesinin olacağı bir proje varsa, birçok paydaşın yer alacağı bir proje yönetimi varsa ve büyük ölçekli projeler içindeyseniz.

RACI matrixi nasıl uygulanmalı?

RACI matrixini en verimli şekilde uygulamak için birkaç püf noktası ister misiniz? O halde şu 3 kuralı aklınızdan çıkarmayın.

1. Ger bir görev için en az bir sorumlu olmalı. 
2. Her görevde karar almayı sağlamak adına bir tek sorumlu olmalı. 
3. Her ekip üyesinin en az bir rolü olmalı.

RACI tablosunda işlerin yolunda gitmediğini bunu nasıl fark edersiniz?

1. Tabloda çok fazla R mi var?: Sanırız bu projede bir kişiye çok iş atanmış!
2. Hiç R yok mu?: Bu projeyi kim yapacak ve işleri kim tamamlayacak?
3. Boş hücre yok: Gerçekten her bir paydaşın bu kadar çok iş sürecine dahil olması gerekli mi? 
4. Hiç A yok mu?: Bu projenin sorumlusu kim?
5. Tabloda çok fazla A mı var?: Karar verecek çok sayıda kişi çatışma demektir!
6. Tabloda çok fazla C mi var?: Çok fazla C demek projenin yavaşlaması demek!

RACI matrixinin faydaları ve dezavantajları

Birçok faydalı araç ve model gibi RACI matrisinin de avantajları ve dezavantajları bulunuyor. Proje yönetiminde RACI modelini kullanacaksanız RACI matrisinin artıları ve eksileri neler detaylı keşfetmelisiniz:

RACI matrixine alternatifler 

RACI matrixi avantajlı bol ve kullanımı yaygın bir model. RACI gibi birçok farklı model bulmak da mümkün. İşinize yarayacak modeli seçmekte özgürsünüz ve proje ihtiyaçlarınıza göre uygun modeli bulmak için birkaç öneri daha yapabiliriz: 

• RAPID: Karar süreçlerinde kimin Önereceğini, Kabul Edeceğini, Uygulayacağını, Girdi Yapacağını ve Karar Vereceğini tanımlar.
• RASCI: RACI matrixine benzer ve sorumlu kişilere ek olarak Destek rolü eklenir.
• DACI: DACI karar odaklıdır. Net Karar Alıcıları ve nihai sonuçları hedefler. 

RACI, RAPID, RASCI ve DACI modellerinin karşılaştırılması