Toplantı Tutanağı Nasıl Yazılır? Ücretsiz Şablon, Örnek ve Yapay Zekayla Otomatik Tutanak
Bir toplantıdan çıkarken herkes ne konuşulduğunu bilir. Bir hafta sonra ise “Bunu kim yapacaktı?” sorusunun tek cevabı tutanaktır. İyi bir toplantı tutanağı uzun olmak zorunda değil; kararları, sorumluları ve tarihleri kimsenin yanlış anlayamayacağı şekilde yazması yeter.
Bu rehberde bir toplantı tutanağında neler olması gerektiğini, kopyalayıp kullanabileceğiniz bir şablonu, doldurulmuş bir örneği ve tutanağı yapay zekaya yazdırmanın yollarını bulacaksınız. Yapay zeka araçlarının bilgilerini 20 Ekim 2026’da firmaların kendi sayfalarından kontrol ettik; listede kendi ürünümüz PeerBie de var.
Kısa cevap: toplantı tutanağında neler olmalı?
- Toplantı bilgileri: konu, tarih, saat, yer ya da bağlantı, toplantıyı yöneten ve tutanağı yazan kişi.
- Katılımcılar: katılanlar ve katılamayanlar.
- Gündem: konuşulan başlıklar, sırasıyla.
- Kararlar: her biri tek cümleyle, “karar verildi” diliyle.
- Aksiyon maddeleri: ne yapılacak, kim yapacak, ne zamana kadar.
- Açık konular: karara bağlanamayan ve bir sonraki toplantıya kalan başlıklar.
- Sonraki toplantı ve dağıtım: tarih ve tutanağın kimlere gönderildiği.
Toplantı tutanağı, toplantı notu ve resmi tutanak: farkı ne?
Toplantı notu genellikle kişiseldir: toplantı sırasında aklınızda kalsın diye yazdıklarınız. Toplantı tutanağı ise ekiple paylaşılan ortak kayıttır; ne kararlaştırıldığını ve kimin neyi üstlendiğini gösterir. Bu yazıdaki şablon ekip, proje, müşteri ve yönetim toplantıları gibi şirket içi toplantılar içindir.
Şirketlerin genel kurul toplantı tutanakları ve yönetim kurulu kararları ise Türk Ticaret Kanunu’na tabi, belirli şekil kurallarına uyması gereken resmi belgelerdir. Bunlar için bu şablonu değil, mali müşavirinizin ya da hukukçunuzun önerdiği formatı kullanın.
Toplantı tutanağı şablonu
Aşağıdaki şablonu Word’e, Google Dokümanlar’a ya da e-postanıza kopyalayabilirsiniz. Her toplantıda aynı sırayı kullanmak, okuyanın aradığını hızla bulmasını sağlar.
1. Toplantı bilgileri
| Alan | Doldurun |
|---|---|
| Toplantının konusu | |
| Tarih ve saat | |
| Yer ya da bağlantı (Zoom, Google Meet, Teams) | |
| Toplantıyı yöneten | |
| Tutanağı yazan | |
| Katılanlar | |
| Katılamayanlar |
2. Gündem
- Gündem maddesi
- Gündem maddesi
- Gündem maddesi
3. Kararlar
- Karar verildi: …
- Karar verildi: …
4. Aksiyon maddeleri
| Ne yapılacak | Sorumlu | Son tarih | Durum |
|---|---|---|---|
| Açık | |||
| Açık | |||
| Açık |
5. Açık konular ve sonraki toplantı
- Karara bağlanamayan konu ve kimin araştıracağı: …
- Sonraki toplantı: tarih, saat
- Tutanağın gönderildiği kişiler: …
Doldurulmuş bir örnek
Aşağıdaki örnek kurgusal bir pazarlama ekibinin haftalık toplantısıdır; isimler ve rakamlar örnek amaçlıdır.
| Alan | Örnek |
|---|---|
| Toplantının konusu | Kasım kampanyası haftalık durum toplantısı |
| Tarih ve saat | 21 Ekim 2026, 10:00–10:30 |
| Yer | Google Meet |
| Toplantıyı yöneten / tutanağı yazan | Elif Kaya / Can Demir |
| Katılanlar | Elif Kaya, Can Demir, Zeynep Arslan, Mert Yılmaz |
| Katılamayanlar | Selin Aydın (bilgi için tutanak gönderildi) |
Gündem: 1) Açılış sayfasının durumu, 2) Reklam bütçesi, 3) Bayi duyurusu.
Kararlar: Kampanyanın başlangıcı 12 Kasım’a kaydırıldı. Reklam bütçesi değişmiyor; dağılımı ilk haftanın sonuçlarına göre yeniden konuşulacak. Bayi duyurusu kampanyadan bir hafta önce gönderilecek.
| Ne yapılacak | Sorumlu | Son tarih | Durum |
|---|---|---|---|
| Açılış sayfası metnini son haline getirip onaya gönder | Zeynep | 24 Ekim | Açık |
| Reklam görsellerinin iki alternatifini hazırla | Mert | 28 Ekim | Açık |
| Bayi duyurusunun taslağını yaz | Can | 30 Ekim | Açık |
| Yeni başlangıç tarihini satış ekibine bildir | Elif | 22 Ekim | Açık |
Açık konu: İndirim oranı satış ekibinin görüşüne göre netleşecek (Elif soracak). Sonraki toplantı: 28 Ekim, 10:00.
İyi bir tutanak için 7 kural
- Konuşmayı değil, sonucu yazın. “Uzun bir tartışma oldu” bilgi değildir; “12 Kasım’a kaydırıldı” bilgidir.
- Her aksiyonun tek bir sorumlusu olsun. “Pazarlama ekibi” değil, “Zeynep”.
- Tarih yazın, “en kısa sürede” yazmayın.
- Kararı karar diliyle yazın: “Karar verildi”, “onaylandı”, “ertelendi”.
- 24 saat içinde paylaşın. Tutanak ne kadar geç giderse o kadar az okunur.
- Katılamayanları da dağıtım listesine ekleyin. Tutanağa en çok onların ihtiyacı var.
- Bir sonraki toplantıya önceki tutanağın aksiyonlarıyla başlayın. Kapanmayan maddeler orada görünür.
Sık yapılan hatalar
- Tutanağı toplantıdan günler sonra, hafızadan yazmak.
- Aksiyon maddelerini paragrafların içine gömmek; tablo ya da liste daha hızlı okunur.
- Tutanağı bir e-postada bırakmak: aksiyonlar kimsenin görev listesine girmez ve unutulur.
- Herkesin söylediğini tek tek yazmaya çalışmak; tutanak bir transkript değildir.
Toplantı tutanağını yapay zekaya yazdırmak
Çevrim içi toplantılarda tutanağın ilk taslağını artık yapay zeka çıkarabiliyor. Kullandığınız toplantı aracının kendi özelliği çoğu zaman ek lisans gerektirir:
| Seçenek | Ne yazar | Aksiyon maddeleri göreve dönüşür mü? | Ne gerekir |
|---|---|---|---|
| Microsoft Teams (akıllı özet) | Özet, notlar ve görevler | Teams içinde listelenir | Teams Premium ya da Microsoft 365 Copilot lisansı |
| Google Meet (“Benim için not al”) | Google Dokümanlar’a notlar | Not dokümanında kalır | Uygun bir Google Workspace sürümü |
| Zoom (AI Companion) | Toplantı özeti ve sonraki adımlar | Özette kalır | Ücretli Zoom planı (ücretsiz planda sınırlı) |
| PeerBie / Lucy | Özet, öne çıkanlar, kararlar ve aksiyon maddeleri | Evet: sorumlusu ve tarihi olan PeerBie görevlerine | Ekipler için Lucy yapay zeka eklentisi; kişisel kullanım için Lucy uygulamasının Pro ya da Max planı |
Hangisini seçerseniz seçin, yapay zekanın yazdığı tutanağı paylaşmadan önce okuyun: isimleri, rakamları ve özellikle kararları yanlış duymuş olabilir.
PeerBie’de tutanak: Lucy yazar, siz onaylarsınız
PeerBie, ekibin görevlerini, sohbetini, toplantılarını ve hedeflerini tek bir uygulamada toplayan bir iş platformu. Yapay zeka asistanınız Lucy, tutanağı yazmakla kalmaz; aksiyon maddelerini ekibin göreceği görevlere çevirir.
Toplantıya Lucy katılır
Zoom, Google Meet ya da Teams toplantısını PeerBie’den oluşturabilirsiniz; bu tüm planlarda var. Google ya da Outlook takviminizi bağladığınızda Lucy’nin sessiz not alıcısı tüm toplantılarınıza ya da yalnızca seçtiklerinize “Lucy (notes)” adıyla katılır, hiçbir şey söylemez. Toplantının bekleme odası varsa size haber verir, siz içeri alırsınız.
Tutanak kendiliğinden gelir, aksiyonlar göreve dönüşür
Toplantı bitince özet, öne çıkanlar, kararlar ve aksiyon maddeleri “Notlar ve toplantılar” sayfasına kaydedilir. Sorumlular ve tarihler toplantıda söylenenlerden alınır; siz kontrol edersiniz ve tek tıkla her biri sorumlusu ve teslim tarihi olan bir PeerBie görevine dönüşür. Sonradan “Ayşe Hanım’a ne söz verdik?” diye sorabilir, Lucy’den katılımcılara bir özet e-postası hazırlamasını isteyebilirsiniz; e-posta siz onaylamadan gitmez.
Takvimde olmayan görüşmeler için web’deki kaydedici, tarayıcı sekmesinin sesini ve mikrofonunuzu birlikte kaydeder (bilgisayarda Chrome ve Edge). Ses 30 gün saklanır; notlar ve döküm kalır. Ayrıntılar: Toplantılar ve notlar.
Ekipler için not alıcı, Lucy yapay zeka eklentisine dahildir: Pro ve üzeri planlarda kullanıcı başına aylık $20; Lucy ve yapay zeka çalışanlarınızla birlikte, kredi olmadan. Fiyatlar: Ücretlendirme.
Yalnızca kendiniz için: Lucy uygulaması
Lucy uygulaması toplantıları, görüşmeleri ve dersleri telefonunuzdan kaydedip not, karar ve tarihli görevlere çevirir; 40’tan fazla dilde, önce Türkçe ve İngilizce yazıya döker. Ücretsiz plan, kendi yaptığınız kayıtlar için ayda 120 dakika içerir; takvim bağlantısı olmadığı için Zoom, Meet ve Teams toplantılarına katılmaz. Toplantılara katılan not alıcı Pro ve Max planlarında ve 7 günlük denemededir. Uygulama Google Play’de; iPhone sürümü yakında App Store’da.
Kayıt, KVKK ve verilerin yeri
Bir toplantıyı kaydetmeden önce katılımcıları bilgilendirin; Lucy toplantıya görünür bir adla katılır, gizlice dinlemez. PeerBie, KVKK kapsamında bir veri işleme sözleşmesi sunar; faturalarımız Türk muhasebesine uygundur. Verileriniz Almanya’da barındırılır; yapay zeka özellikleri ABD’deki sağlayıcılar tarafından işlenir. Ayrıntılar: Güvenlik. (Bu bir hukuki görüş değildir; emin değilseniz bir hukukçuya danışın.)
PeerBie’nin zayıf olduğu yerler
- Not alıcı ücretsiz değil. Ekipte Lucy eklentisi, kişisel kullanımda Lucy Pro ya da Max gerekir.
- Resmi tutanak üretmez. Genel kurul ve yönetim kurulu tutanakları için ayrı, mevzuata uygun bir format gerekir.
- Görüntü kaydı yok. Web kaydedici ses alır, kamera görüntüsünü kaydetmez.
- iPhone uygulaması henüz App Store’da değil; Lucy uygulaması şimdilik Android’de.
- Fiyatlar dolar cinsinden; TL fiyat sunmuyoruz.
Toplantıları daha verimli yönetmek için 10 adımda daha verimli toplantı, yapay zekayla not almanın genel yolları için yapay zeka ile toplantı notları, aksiyonları takip edecek bir araç arıyorsanız görev takip programı yazılarımıza bakabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Toplantı tutanağında neler bulunmalı?
Toplantının konusu, tarihi ve yeri; katılanlar ve katılamayanlar; gündem; alınan kararlar; her biri için sorumlu ve son tarih belirtilmiş aksiyon maddeleri; karara bağlanamayan konular ve bir sonraki toplantının tarihi.
Toplantı tutanağını kim yazar, imza gerekir mi?
Genellikle toplantıyı yöneten kişi bir tutanak yazarı belirler. Şirket içi toplantılarda tutanağın e-postayla ya da ortak bir araçta paylaşılması çoğu zaman yeterlidir. Genel kurul ve yönetim kurulu gibi resmi toplantıların tutanakları ise Türk Ticaret Kanunu’nun şekil kurallarına tabidir; bunlar için mali müşavirinize ya da hukukçunuza danışın.
Toplantı tutanağı ile toplantı notu arasındaki fark nedir?
Toplantı notu kişiseldir ve toplantı sırasında aklınızda kalsın diye alınır. Toplantı tutanağı ise ekiple paylaşılan ortak kayıttır: kararları, sorumluları ve tarihleri herkesin aynı şekilde anlamasını sağlar.
Yapay zeka Türkçe toplantı tutanağı yazabilir mi?
Evet, birçok araç Türkçe konuşmayı yazıya döküp özetleyebiliyor; kalite araçtan araca değişir, bu yüzden kendi bir toplantınızla deneyin. Lucy 40’tan fazla dilde yazıya döker, önce Türkçe ve İngilizce. Hangi aracı kullanırsanız kullanın, tutanağı paylaşmadan önce isimleri, rakamları ve kararları kontrol edin.
Toplantıyı kaydetmek KVKK açısından sorun olur mu?
Toplantı kaydı kişisel veri içerir. Katılımcıları kayıttan önce bilgilendirmek ve kaydın nerede tutulduğunu bilmek gerekir. Yurt dışında barındırılan bir araç kullanıyorsanız tedarikçiye verilerin nerede tutulduğunu ve hangi güvenceyi sunduğunu sorun. PeerBie, KVKK kapsamında bir veri işleme sözleşmesi sunar. Bu bir hukuki görüş değildir; emin değilseniz bir hukukçuya danışın.
Kendi toplantılarınızla deneyin
PeerBie 5 kişiye kadar ücretsiz; Pro’yu Lucy eklentisiyle birlikte 14 gün kredi kartı olmadan deneyebilirsiniz; not alıcı da denemeye dahil. Ya da kayıt olmadan canlı demo çalışma alanını gezin. Yalnızca kendiniz için not alıcı arıyorsanız Lucy uygulamasının 7 günlük denemesiyle başlayın.
Araç ve lisans bilgileri 20 Ekim 2026’da kontrol edildi. Değişen bir bilgi görürseniz [email protected] adresine yazın.
